Od Skandynawów czerpiemy sporo, jeśli chodzi o styl życia. Postanowiliśmy przyjrzeć się bliżej szwedzkiej kulturze pracy w Polsce. O tym, czym jest fika i lagom opowiada Ewelina Kałużna, dyrektor ds. wynajmu i zarządzania portfelem budynków w Skanska Property Poland.

Fathers: Ostatnio w Polsce modnie jest mówić, że jest się wielozadaniowym pracownikiem. Ponoć Szwedzi mają do tego multitaskingu nieco odmienne podejście – wolą skupić się na dokładnym wykonywaniu tego, co jest w danym momencie najbardziej potrzebne, zamiast rozpraszać się wieloma rzeczami na raz. Jak wygląda zderzenie tych dwóch podejść? 

Ewelina Kałużna: Mimo tego że pracuję w szwedzkiej firmie, jestem w 100% Polką. Każdego dnia, zarządzając portfolio Skanska w trzech regionach i siedmiu miastach muszę być wielozadaniowym pracownikiem. Spotykając na co dzień Szwedów sama jednak coraz częściej dochodzę do wniosku, że my Polacy chyba faktycznie trochę przedwcześnie zachłysnęliśmy się wizją wykonywania kilku rzeczy jednocześnie. Z tego co czytałam, psychologowie twierdzą, że nasz mózg nie jest skonstruowany tak, żebyśmy mogli dobrze jedną ręką pisać maila, a drugą wykonywać prezentację rocznych wyników. Chociaż sama często przekonuję mojego prezesa, że jest to możliwe. Wydaje mi się, ze kluczem do wszystkiego jest odpowiednie rozumienie wielozadaniowości. Przede wszystkim musimy zdać sobie sprawę, że zrobić wszystko to nie znaczy zrobić to dobrze. Szwedzi doskonale to wiedzą. To podejście jest zatopione w esencji szwedzkości, jaką znajdziemy w określeniu „lagom”. Dobrze to nie za dużo i nie za mało, to właśnie tyle, ile trzeba – nie przesadnie, ale „w punkt”. W szwedzkim rozumieniu „lagom” może być odpowiedzią na wszystko, nawet na pytanie jaka jest dzisiaj pogoda. „Lagom” to nie jest jednak „nieźle”, ale raczej „wystarczająco perfekcyjnie”! W przełożeniu na pracę – w danym momencie powinniśmy się zajmować tym, co jest najważniejsze, umiejętnie obrać priorytety i bardzo dobrze rozplanować czas. Wszystko po to, żeby być „lagom”, a nie zrobić jak najwięcej.

To, czego szczerze zazdrościmy Szwedom, to uświęcona przerwa w pracy, czyli słynna fika. Udało się ją przenieść na polski grunt?

Wśród Szwedów fika to naprawdę rzecz niemal święta. Zdarza się, że w ciągu dnia potrafią mieć ich nawet kilka. My w Skanska na razie ograniczyliśmy się do jednej regularnej – co rano spotykamy się w kuchni na wspólne śniadania. To dobry czas, żeby wymienić się poglądami, dowiedzieć się co słychać w firmie, ale też u nas prywatnie. W ciągu dnia stawiamy raczej na spontaniczność. Na pewno sprzyja temu domowa atmosfera w biurze i sposób aranżacji przestrzeni – tzw. Activity Based Workplace, czyli swobodna organizacja pracy bez przypisanych biurek. W naszej siedzibie w Sztokholmie w ten sposób pracuje ponad 1000 osób. Do dyspozycji mamy nie tylko typowe miejsca do pracy, jak sale konferencyjne czy pokoje do pracy w ciszy, ale również strefy kreatywne, relaksu oraz szereg miejsc, gdzie można po prostu razem napić się kawy. Sprzyjają temu punkty do przygotowywania ciepłych i zimnych napojów w różnych częściach biura. Miejscem częstych i na pewno emocjonujących spotkań jest też strefa relaksu, gdzie można między innymi pograć w piłkarzyki. Szczególnie dla osoby z zewnątrz jest to dość zabawne, kiedy do pokoju ze stołem do gry wchodzi grupa poważnych panów, wyglądająca jakby udawała się ważne spotkanie. Już za chwilę sprawa się wyjaśnia, kiedy zza drzwi dobiegają wybuchy entuzjazmu biurowej ligi.

A co z punktualnością? Są odmienne opinie na jej temat, niektórzy sądzą, że wręcz wypada przyjść do pracy chwilę po czasie, inni – że to niedopuszczalne.

Szwedzi cenią sobie punktualność. Szczególnie jeżeli chodzi o godziny pracy. W związku z tym, że rodzina i czas wolny plasuje się wysoko w ich hierarchii wartości, starają się być w pracy zawsze na czas i nieczęsto zostają po godzinach. Punktualność to cecha, z której są dumni i której oczekują od innych. Z tą szwedzką cechą mamy trochę, żartobliwie mówiąc, „problemu” – wolimy być bardziej elastyczni. Przyjście na czas na spotkanie to szacunek dla naszego partnera biznesowego, ale dzień pracy jako taki różnie nam się układa. Czasami wolimy zrobić sobie przerwę i załatwić kilka prywatnych czy rodzinnych spraw – a później wrócić do pracy i popracować trochę dłużej. Ja zawsze przychodzę do biura nie wcześniej niż o 8:30, moją pasją jest sport, a przed wszystkim pływanie i rano łatwiej mnie spotkać na basenie niż przy biurku. Taką samą swobodę pozostawiam moim współpracownikom – stawiam na wykonanie zadań, a nie na ramy czasowe i bycie w biurze od 8:00 do 16:00.

Większość Szwedów dąży do uzyskania zdrowej równowagi między życiem osobistym a pracą, co często jest ułatwiane przez warunki pracy. Jakie rozwiązania stosują Państwo, by pomóc pogodzić swoim pracownikom życie zawodowe i prywatne?

Przede wszystkim dajemy im dużą swobodę wyboru czasu i miejsca pracy.

Są pewne ramy – naturalne, że musimy czasami odbywać spotkania czy widywać się w biurze – bo kontaktów i osobistych relacji nic nie zastąpi, ale technologia wychodzi nam naprzeciw. Mamy raczej rozproszone struktury, pracujemy też sporo w zespole międzynarodowym, przyzwyczailiśmy się więc do odbywania spotkań wirtualnie. Chcemy też, żeby każdy z naszych pracowników mógł dostosować system pracy do swoich własnych preferencji. Jeśli chce pracować 8:00-16:00 – nie ma sprawy, jeśli woli rozplanować ten czas inaczej, żeby w ciągu dnia na przykład odebrać dziecko z przedszkola, to też nie widzimy w tym problemu. Nasz dział HR dopracowuje też narzędzia wsparcia dla menedżerów w godzeniu życia prywatnego z zawodowym – na przykład ofertę skorzystania z profesjonalnej opieki nad dziećmi. „Więcej czasu wolnego w czasie wolnym” to też temat, który zajmuje nas przy planowaniu udogodnień w naszych budynkach biurowych. Lokale na parterach budynków staramy się wypełnić użytecznymi w życiu codziennym usługami, a w kolejnych projektach – np. Spark na Woli, planujemy pralniomat czy paczkomat. Z kolei w High5ive w Krakowie zaoferujemy pracownikom najemców usługę opartą o concierge. Dzięki niej będą mogli sprawnie załatwiać w godzinach pracy drobne prywatne sprawy, takie jak odbiór prania czy biletów na koncert.

W Polsce coraz większą popularnością cieszy się urlop tacierzyński. Czy polscy ojcowie zatrudnieni w szwedzkich firmach chętnie sięgają po tę opcję?

Podejście Szwedów do świeżo upieczonych ojców w wielu krajach jest stawiane za wzór. W Szwecji do dyspozycji jest 480 dni urlopu i jest to czas, który nie przysługuje tylko mamie malucha – to urlop rodzicielski. Te 16 miesięcy można więc rozdysponować pomiędzy obojgiem rodziców, z zastrzeżeniem, że każdy z nich musi wykorzystać część obowiązkowo. To dobry sposób, żeby naprawdę wciągnąć tatę w opiekę nad nowym członkiem rodziny i dać mu szansę, żeby mógł w pełni cieszyć się nową rolą. W Polsce sytuacja wygląda nieco inaczej. Świeżo upieczeni ojcowie mogą, ale nie muszą skorzystać z „tacierzyńskiego” i to  tylko wtedy, kiedy mama nie wykorzysta w pełni swojego urlopu lub się go zrzeknie. Niemniej jednak, coraz częściej obserwujemy chęć rodziców do podzielenia się między sobą tym wyjątkowym czasem. W Skanska mieliśmy już kilku pracowników, którzy zdecydowali się skorzystać z „tacierzyńskiego”. Te decyzje bardzo nas cieszą, bo świadczą o dużej świadomości młodych rodziców.

Myśląc o szwedzkim podejściu do wielu kwestii, myślimy: ekologia. Jak ona przejawia się w miejscu pracy?

Faktycznie, ekologia w rozumieniu zrównoważonego rozwoju właściwie przenika nas „do szpiku kości”. Szacunek do środowiska naturalnego zaczyna się od nas samych, a kończy na całej biznesowej strategii odpowiedzialnego wznoszenia budynków i kreowania całych fragmentów miast. W codziennej pracy staramy się między innymi ograniczać podróże służbowe na rzecz video i telekonferencji. Zachęcamy wszystkich do korzystania z rowerów, a specjalnie dla tych, którzy nie mogą obejść się bez samochodu opracowaliśmy system Acitivity Based Parking, który już w domu informuje ich, czy będą w ogóle mieli gdzie zaparkować. Poszliśmy też dalej, naszym najemcom oferując na przykład dwa elektryczne samochody, z których mogą korzystać wszystkie firmy rezydujące w Atrium 2 w Warszawie. Przebywając na co dzień w biurze korzystamy z energooszczędnego sprzętu, a jeśli musimy drukować – pamiętamy, że kartka ma dwie strony. Wykonujemy też to, co pozornie jest oczywiste, a w praktyce często zaniedbywane – starannie sortujemy biurowe odpady. Nasza energia, tak jak cała energia zasilająca budynki, których jesteśmy deweloperem, pochodzi z odnawialnych źródeł. W budynkach stosujemy też system wody szarej czy gromadzenie wody deszczowej do podlewania roślin. Przykłady można by mnożyć – tak naprawdę każdy element biura, o który można zapytać Skanska ma jakieś powiązanie z naszą troską o środowisko, a tym samym – troską o życie wszystkich, którzy korzystają z naszych budynków.